Introdução

O aplic.me é um sistema de gerenciamento de informações, uma ferramenta usada para automatizar fluxos de trabalho, onde você pode criar documentos, modelar, simular e monitorar fluxos de processos através de recursos avançados.

Definições

  • Formulário : um template para criar documentos estruturados.
  • Documento : são as informações armazenadas em um formulário. Pode ser criado em um workflow, ou de forma independente.
  • Workflow : uma sequência lógica que define um processo, com distribuição automática e atribuição de responsabilidades.
  • Fluxo : um workflow que foi iniciado.
  • Ação : cada um dos passos em um workflow.

Documentos e fluxos possuem um contador global e um local. O global é um número sequencial único em toda a base de dados. O local é apenas em relação ao formulário ou workflow em questão.

No documento, abaixo do nome do formulário, são mostrados os contadores.

Conceito

Criado com o conceito de elementos básicos, o aplic.me fornece todos os elementos para se criar uma estrutura de processos. É possível criar a estrutura de qualquer processo, exceto o financeiro e controle de estoque, os quais possuem ferramentas específicas disponíveis no mercado.

De um simples Cadastro de Clientes até um Controle de Produção, é possível criar uma estrutura de formulários e fluxos de trabalho, totalmente interligados e distribuídos entre os usuários, possibilitando o controle, troca de mensagens, visualização de pendências, e muito mais.

Tudo é customizável, da criação até as modificações, evitando a dependência de terceiros. Um formulário pode ter sua estrutura alterada pelo próprio usuário que o estiver preenchendo.

O aplic.me requer apenas um pouco de planejamento, e segue uma ordem lógica de construção.

  1. Criar os formulários que serão usados para armazenar as informações do processo.
    A partir daqui você pode armazenar suas informações na forma de documentos. Os passos a seguir permitem trabalhar de forma estruturada e organizada.
  2. Criar o workflow que definirá seu processo. Cada ação define um passo do fluxo.
  3. Um workflow é disparado pelo usuário definido na primeira ação.
  4. O Painel mostra ao usuário as pendências do fluxo.
Interface

Em dispositivos móveis, como celular ou tablet, é aconselhável a utilização do aplic.me apenas para consultas ou preenchimento de documentos. Para a edição de formulários ou workflows é recomendado o uso de um computador desktop ou notebook.

O Google Chrome é o navegador que oferece a maior compatibilidade com os recursos do aplic.me, e aconselhamos seu uso, mesmo nos dispositivos móveis.

Menu Principal

O Menu Principal, na parte superior da tela, mostra o logo do aplic.me à esquerda, que leva o usuário à tela principal, seguido do menu de formulários.

O logotipo com o fundo mais claro indica que a conexão com o servidor foi perdida. O sistema tenta se conectar automaticamente, mas se a conexão não for restabelecida, verifique suas conexões com a Internet. Se o problema persistir, entre em contato com seu adminstrador, ou com o suporte do aplic.me.

Se o tempo de inatividade for de 30 a 60 minutos, o servidor automaticamente encerra a sessão do usuário. Todas as informações que não foram salvas serão perdidas.

À direita estão os menus de Ferramentas, Usuário, Ajuda e Maximizar a tela.

  Ferramentas

O menu Ferramentas depende do tipo de usuário:

Usuário Restrito

Um usuário restrito não pode efetuar pesquisas, abrir documentos, criar formulários ou gerar relatórios. Ele só pode atuar em formulários ou documentos previamente definidos em um workflow.

Estão disponíveis as seguintes opções:

  • Fechar : fecha o formulário ou documento mostrado.
  • Fechar todos : fecha todos os formulários e documentos.
  • Fechar todos exceto o atual : fecha todos os formulários e documentos, exceto o mostrado.
  • Recarregar a aplicação : recarrega o aplic.me do servidor. Todas as informações que não foram salvas serão perdidas.
Usuário Comum

As opções do usuário acima, mais as seguintes:

  • Salvar Formulário : salva o formulário mostrado.
  • Salvar como... : salva o formulário mostrado, como um novo formulário.
  • Importar JSON : importa um arquivo no formato JSON (JavaScript Object Notation), que deve ter o formato de um formulário ou workflow aplic.me válidos.
  • Exporta Formulário : exporta um formulário no formato JSON.
  • Relatório : mostra a área de relatórios.
Administrador

Os menus acima, mais:

  • Administração : faz a Administração do sistema.
  Usuário

O menu Usuário, mostra o nome do usuário atual e tem as seguintes opções:

  • Preferências : mostra as preferências do usuário, onde este pode alterar seu telefone de contato, a opção de receber ou não e-mails de pendências, e ainda alterar sua senha de acesso.
  • Sair do aplic.me : é sempre aconselhável que o usuário efetue a saída do sistema, para evitar que algum fluxo fique bloqueado.

A conta do usuário e sua senha são individuais, e de sua inteira responsabilidade.

O sistema não permite o acesso de dois usuários utilizando a mesma conta. Se houver um segundo acesso, o primeiro usuário será derrubado do sistema e todas as informações não salvas serão perdidas.

  Ajuda

O menu Ajuda tem as seguintes opções:

  • Ajuda : abre esta página.
  • Campos disponíveis : um formulário com todos os campos disponíveis.
  • Modelos de formulários : modelos de formulários para usar como referência.
  • Sobre : mostra a versão atual do aplic.me.

Painel de Atividades

O Painel de Atividades não é mostrado ao usuário restrito, e exibe os botões abaixo:

  Formulários

Lista os formulários disponíveis ao usuário, ou permite criar um formulário novo.

  Documentos

Mostra os documentos disponíveis ao usuário. A pesquisa deve conter no mínimo 3 caracteres. Pode-se pesquisar por vários trechos de texto separados por um espaço.

  • Se a pesquisa iniciar com "#" seguido de um número, será mostrado o documento com o identificador global correspondente.
  • Se iniciar com "@" seguido de um número, será mostrado o documento com o identificador local correspondente.
  • Se for utilizado o sinal de menos (-) no início de uma palavra, todo documento com essa palavra será excluído da pesquisa.
  • Para visualizar todos os documentos disponíveis ao usuário, digite 3 pontos em sequência (...).
  Workflows

Para o usuário, abre a lista dos workflows que podem ser disparados, e para o administrador, entra no ambiente de workflows.

Painel de Informações

São mostradas informações de workflows disponíveis, pendências, mensagens e a agenda, conforme a imagem abaixo:

As áreas podem ser reposicionadas conforme a preferência do usuário, arrastando pelo título do painel.

  Iniciar Workflow

Relação dos workflows que podem ser iniciados pelo usuário. Selecionando o workflow mostrado na lista, inicia o fluxo que seguirá conforme as ações definidas.

  Pendências

Mostra todas as ações pendentes. Clicando no título do painel, abre a janela de pesquisa de pendências.

  Mensagens

Mostra a janela de mensagens do aplic.me. Todas as mensagens geradas pelo sistema, assim como as enviadas por outro usuário, serão mostradas nessa janela.

A área à esquerda é o filtro para exibição/envio de mensagens.

Se nenhum usuário estiver selecionado, a mensagem será enviada a todos os usuários, ou apenas aos que estiverem selecionados. Ao enviar uma mensagem, ela mostra para quem foi enviada.

Qualquer mensagem pode ser apagada do sistema. Se a mensagem foi apagada pelo o usuário que a enviou, ela será apagada para todos os usuários. Se você recebeu uma mensagem e a apagou, ela será apagada apenas pra você.

Quando um nome aparece em negrito, o usuário se encontra on-line, e com a janela de mensagens aberta.

  Agenda

Mostra os eventos agendados para o usuário, e também os feriados do mês atual e do próximo. Clicando no título do painel, a agenda é mostrada.

Pode-se configurar quem está autorizado a visualizar e criar eventos em sua agenda. Ela pode ser vinculada ao campo de Agendamento dos formulários. Quando um evento for criado em um campo de Agendamento, ele aparecerá na agenda selecionada. Quando um evento é apagado da agenda, o documento é atualizado automaticamente.

Pode-se convidar outros participantes para um evento, que serão notificados pelo Painel de Informações. Eventos em que você foi convidado aparecerão em fundo com tom diferenciado, mostrando o nome do usuário que o criou entre parênteses.

  Formulários

Um formulário é um "template", um modelo de documento, é um dos objetos principais onde todo o sistema está baseado.

O usuário pode criar o formulário conforme sua necessidade, de forma simples e rápida e mesmo depois de criado, ao se preencher um documento, sua estrutura pode ser alterada, se assim for permitido.

O usuário pode trabalhar em vários formulários ou documentos abertos simultaneamente.

Na parte superior está o nome do formulário, e na inferior, três botões que, no caso da edição de um formulário novo são, playlist_add para adicionar campos, share para compartilhar o formulário ou documento com outro usuário, e edit para sair ou entrar no modo de edição/preenchimento.

Alguns botões são mostrados ou não, dependendo de diversos fatores e situações. Passe o cursor do mouse por sobre um botão e este mostra sua função.

Ao se selecionar o nome do formulário no modo de edição, é mostrado o seguinte painel:

Para adicionar um campo no formulário, selecione playlist_add Adicionar Campo, e o painel abaixo será mostrado.

Todos os campos são customizáveis, em modo de edição, simplesmente selecionando o campo e editando seus parâmetros.

Para visualizar todos os campos disponíveis no aplic.me, vá em Ajuda ▸ Campos Disponíveis. Será criado um formulário com todos os campos, que poderão ser editados, arrastados para cima ou para baixo, apagados ou ainda adicionar campos.

Existem 3 tipos de campos no formulário

  • Padrão : campos mais usuais.
  • Avançado : campos com um certo grau de complexidade.
  • Especiais : campos totalmente customizados.

Campos Padrão

Os campos do tipo Padrão são os mais comuns em um formulário. São campos simples, com pouca ou nenhuma customização.

  •   Data : mostra um calendário, e preenche o campo com a data selecionada.
  •   Escolha Múltipla : conhecido como "checkbox". O usuário pode selecionar mais de uma opção.
  •   Escolha Única : conhecido como "radio". O usuário pode selecionar apenas uma das opções.
  •   Hora : mostra um relógio, e preenche o campo com o horário selecionado.
  •   HTML : editor HTML (linguagem de formatação da web), para áreas mais elaboradas, como logotipos, instruções, etc.
  •   Liga / Desliga : um campo do tipo "switch", com duas posições.
  •   Lista de Seleção : uma lista de itens, com a opção de seleção única ou múltipla.
  •   Texto : campo para texto em uma única linha.
  •   Texto Multilinha : idêntico ao campo Texto, porém o campo se expande, para inserção de várias linhas.
  •   Título : um título para dividir as áreas de um formulário.

Campos Avançados

Os campos do tipo Avançado são campos customizados com algum tipo de inteligência, como por exemplo validação da informação, relacionamento com outros campos, ou ainda campos customizados.

  •   Arquivo : para armazenar arquivos embutidos no documento. O tamanho máximo de cada arquivo é de 3 MBytes, e o tamanho total do documento não pode exceder 16 MBytes menos 100 KBytes de segurança.
  •   Avaliação : um campo onde são mostradas 5 estrelas, para avaliação do usuário.
  •   CNPJ : entrada de CNPJ, com validação.
  •   CPF : entrada de CPF, com validação.
  •   e-Mail : e-Mail com validação.
  •   Imagem : para armazenar imagens. A imagem será redimensionada para, no máximo, 1920 pixels em seu lado maior, e seu formato alterado para jpeg. Como o campo de arquivos, o tamanho máximo de cada imagem é de 3 MBytes, e o tamanho total do documento não pode exceder 16 MBytes menos 100 KBytes de segurança.
  •   Link : para endereços de internet, com validação. Em um documento, o link será aberto em uma nova aba do navegador.
  •   Número : para valores numéricos. Pode ser usado para cálculos interligado com outros campos.
  •   Telefone : para números de telefone, pode-se adicionar vários números sem a necessidade de edição.

Campos Especiais

Os campos do tipo Especial são campos totalmente customizados, exclusivos dos formulários do aplic.me. São geralmente compostos de mais de um campo simples, além de possuir recursos especiais.

  •   Agendamento : cria eventos na agenda.
  •   Dados Pessoais : composto de vários campos, com Nome, Data de Nascimento, CPF, RG e e-Mail, em um único objeto. Pode-se habilitar a foto pela webcam, dependendo do sistema operacional e navegador.
  •   Endereço : composto de vários campos, com Rua, Número, Complemento, Bairro, Cidade, Estado, Caixa Postal e CEP. Pode localizar um endereço pelo CEP ou abrí-lo no Google Maps.
  •   Matriz de Pesquisa : tabela composta de linhas, que são Perguntas, e colunas que são Respostas.
  •   Planilha de Cálculo : no formato do Excel, possui colunas de A a Z, e no máximo 32 linhas, o que totaliza 832 células. Pode-se utilizar mais de uma planilha e referenciar suas células entre si. É possível inserir qualquer fórmula do Excel, em formato inglês. Pode ser usado em conjunto com o campos Número e Tabela de Dados, e ainda escondê-la durante o preenchimento. É possível importar ou exportar uma planilha Excel com extensão .xlsx, sendo que a exportação irá gerar somente textos.
  •   Postagem : campo do tipo "blog" onde se criam entradas, com as informações e o texto do usuário que a criou. Útil para históricos de atividades, por exemplo.
  •   Referência : Referência Externa para um campo de outro formulário. Escolha o formulário e o campo que será mostrado. Ao preencher um documento, o usuário pode visualizar o documento de referência.
  •   Tabela : tabela com linhas e colunas customizáveis. Cada célula da tabela pode ser preenchida pelo usuário.
  •   Tabela de Dados : tabela com colunas customizáveis, extremamente flexível. Cada coluna da tabela pode ser definida com formatação e fórmulas. Pode-se mostrar o total da última coluna, e ainda linkar o total ou células com campo de Número ou Planilha de Cálculo. Durante o preenchimento, é possível inserir quantas linhas forem necessárias.
  Documentos

Documentos são formulários preenchidos com informações. Uma vez criado, um documento não pode mais ser apagado do sistema. Pode ser editado apenas por quem o criou, se não fizer parte de um workflow.

No caso de ter sido criado por um workflow, o documento pode ser editado enquanto estiver em um fluxo ativo e não finalizado, e este ainda se encontrar com alguma pendência. Quando este documento não for mais uma pendência, não poderá mais ser alterado.

Um documento é armazenado junto com sua estrutura interna. Se o formulário usado para criar o documento foi salvo de forma a permitir alterar sua estrutura, ao se criar um novo documento, o usuário poderá alterar essa estrutura, editando, adicionando ou apagando os campos do formulário. Um campo pode estar protegido para que não seja alterado ou apagado. Neste caso, é necessário autorizar a edição com a senha de quem criou o formulário.

O tamanho máximo de um documento na base de dados é de 16 MBytes menos 100 KBytes de segurança. Esta é uma limitação técnica e não pode ser alterada. Se o documento exceder este tamanho, será mostrada uma mensagem ao usuário e o documento não será salvo.

Em modo de preenchimento ou visualização, ao selecionar o nome do formulário, serão exibidas as informações sobre o documento:

Abaixo do nome do formulário são mostrados o contador global do documento, que começa com "#", e o contador local, entre parênteses. O contador global é um número único em todo o aplic.me, e o local é a sequência de documentos criados com este formulário.

Se o documento foi criado em um fluxo, é mostrado o símbolo junto ao nome do fluxo, e na parte superior, o Rótulo do fluxo.

Ao se clicar sobre " Nome do Fluxo" no documento, será mostrado o Mapa do Fluxo, onde o usuário pode ver em qual fase deste fluxo ele se encontra:

  Workflows
Definições

De acordo com a Wikipedia , um workflow é a sequência de passos necessários para se automatizar processos de negócio, de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que sejam transmitidos de uma pessoa para outra.

Segundo a WfMC (Workflow Management Coalition), fluxo de trabalho é a sistematização do processo de negócio, na sua totalidade ou em partes, onde documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante para o outro para execução de uma ação, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos.

Ainda na Wikipedia, a sistematização do processo de negócio identifica as várias atividades do processo, regras de procedimento e controle de dados associados para gerenciar o fluxo durante a ativação do processo.

Workflow no aplic.me

No aplic.me, um workflow é uma sequência de ações, organizadas de forma lógica, para se realizar um processo, e só pode ser criado e alterado por um administrador.

Um workflow deve ter um Nome e uma Descrição, que aparecerá no Painel de Atividades do usuário, portanto quanto mais claro forem, mais fácil identificá-lo.

Um workflow que não é definido como Primário, somente pode ser disparado por outro workflow.

Se a opção "Criar Rótulo ao iniciar" estiver selecionada, todo fluxo que for iniciado, deverá obrigatoriamente possuir um Rótulo, que é um identificador para o fluxo, facilitando a localização dos documentos criados no mesmo. Caso contrário, o Rótulo será opcional.

Na parte inferior direita do painel de workflows se encontram os botões de:

  • playlist_add  Adicionar uma linha de Ação.
  • done  Salvar o Workflow.
  • open_in_browser  Abrir um Workflow salvo.
  • open_in_new  Exportar um Workflow para um arquivo JSON (JavaScript Object Notation).
  • add  Criar um novo Workflow.

Ações

Uma Ação é um evento no fluxo, que é executado passo a passo. As ações possíveis são:

Ações Sequenciais
  •   Usuário : seleciona um ou mais usuários. Este workflow aparecerá no painel Iniciar Workflow dos usuários da ação número 1, se este for um workflow primário.
  •   Formulário : seleciona um formulário para ser utilizado na criação de um documento, pelo usuário definido na última ação de usuário.
  •   Mensagem : envia uma mensagem padrão para os usuários. O sistema cria diversas mensagens do que ocorreu durante o fluxo. Essas mensagens aparecerão no painel de Mensagens do usuário.
  •   Fluxo Paralelo : dispara um outro workflow, que será executado em paralelo, de forma independente. Não existem restrições quanto à quantidade de fluxos que podem ser disparados em paralelo. É possível visualizar os documentos que foram criados nos fluxos anteriores.
Condições & Desvios
  •   Aprovação : submete o documento criado anteriormente para aprovação, por um dos usuário selecionados, desviando o fluxo para uma ação, dependendo da decisão tomada. Documentos pendentes de aprovação são mostrados no painel Pendências dos usuários definidos. O usuário pode thumb_up Aprovar ou thumb_down Rejeitar o documento, ou ainda pode pan_tool Finalizar o Workflow, justificando o motivo da finalização com uma mensagem. Qualquer uma das escolhas deve ser autenticada com a senha do usuário. Nesta ação o usuário pode ainda enviar uma mensagem ao usuário que criou o documento.
  •   Condição : testa o valor de um campo, e desvia o fluxo para outra ação, dependendo se verdadeiro ou falso. As condições podem ser: igual a, diferente de, maior que, menor que, maior ou igual a, menor ou igual a, e ainda se for um texto, pode-se utilizar as comparações de: contém o texto, começa com o texto, ou termina com o texto. Uma ação de condição deve ser precedida por uma ação de formulário ou por outra condição.
  •   Desvio : cria um desvio para uma outra ação.
Finalização
  •   Finalizar : finaliza um Fluxo. É necessário que ao menos uma ação desta seja criada, para salvar um workflow.
Excluir
  •   Excluir a Ação : apaga a linha de ação selecionada.

As ações de Formulário, Aprovação e Condição geram pendências aos usuários envolvidos, interrompendo o fluxo até que a pendência seja resolvida. No caso da ação de Condição, esta depende de para onde o desvio será feito.

As linhas de ação, durante a edição do workflow, podem ser editadas ou movidas para cima ou para baixo, exceto as linhas números 1 e 2.

Todas as ações de um fluxo geram um registro que é armazenado no banco de dados. Esses registros podem ser visualizados nos relatórios. Uma vez que uma ação foi completada, não é possível desfazê-la.

Uma ação que que pode ser executada por mais de um usuário, pode bloquear o fluxo para que o primeiro usuário que acessou a ação tenha acesso exclusivo à mesma. Quando o usuário finaliza ou desiste da ação, ou faz logout ou refresh no sistema, o fluxo é desbloqueado. Se o usuário fechar o navegador com uma pendência aberta na tela, esta continua bloqueada no sistema. Para efetuar o desbloqueio é necessário que o usuário faça um novo login ou um administrador efetue o desbloqueio pelo Painel de Administração.

Simulação

Durante a edição do workflow, é possível fazer a simulação das ações.

A simulação é uma ferramenta que facilita a localização de erros de construção do workflow. Não impede os erros em sua lógica, que é definida pelo usuário que o criou.

Inicie a simulação pelo botão play_arrow Iniciar Simulação, que muda para um botão de pausa pause, e faz com que a simulação se inicie, ou então pelo botão skip_next Passo a Passo, que executa uma ação de cada vez. É possível ainda alterar a velocidade da simulação (-/+).

Nas ações que exigem tomada de decisão, o sistema pergunta qual a decisão a tomar, seguindo então para a ação correspondente.

A simulação muda a cor de fundo da ação corrente para amarelo. Para limpar ou reiniciar a simulação pressione o botão replay Reset.

  Relatórios

É possível a criação de relatórios mostrando os documentos, fluxos e logs gerados pelos fluxos.

Na opção Workflow, é possível selecionar para serem mostrados todos os documentos, os documentos sem workflow, ou todos os workflows. É possível ainda selecionar workflows individualmente. Pode-se selecionar os ativos ou não, pendentes ou não, ou finalizados ou não.

Cada tabela pode ser customizada, rearranjada, e no caso da tabela de documentos, podem ser selecionados os campos mostrados, pode ainda ser impressa ou exportada para o formato Excel.

Na tabela de workflows, ao selecionar um fluxo será mostrado o log correspondente na tabela de logs, e os documentos gerados por aquele fluxo.

  Administração

O Painel de Administração pode ser acessado apenas pelo administrador.

Este painel possui quatro áreas ou abas:

  •   Geral : mostra informações sobre o tempo de carregamento, espaço utilizado no banco de dados, quantidade de administradores e usuários, e permite habilitar o modo de manutenção para resolução de problemas.
  •   Formulários : permite editar alguns parâmetros de um formulário, assim como apagá-los se não estiver relacionado a um workflow ativo. Uma vez apagado, só poderá ser recuperado mediante uma solicitação ao aplic.me. Se nenhum documento foi criado com ele, será apagado definitivamente, não sendo mais possível sua recuperação.
  •   Workflows : permite editar alguns parâmetros de um workflow, assim como apagá-lo se nenhum fluxo foi criado com ele, e estiver desativado. Uma vez apagado, não é mais possível recuperá-lo.
  •   Usuários : permite criar, editar, apagar e alterar a senha de usuários. Um administrador pode apagar qualquer usuário, inclusive outros administradores, exceto a si mesmo.

Toda a atividade executada no Painel de Administração gera um registro no sistema. Este registro pode ser solicitado ao aplic.me, pelo administrador.

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